La capacitación es un recurso para el desarrollo y perfeccionamiento de los conocimientos teórico-prácticos de las personas que se desempeñan en un área productiva. El Capacitador es el responsable de planear, programar e impartir cursos que contribuyan a mejorar el desempeño de las personas.
El Capacitador inicia su trabajo recabando información sobre los objetivos que persigue el establecimiento en general y sus áreas en lo particular con las acciones de capacitación. Para ello, se entrevista con directivos y consulta documentos tales como programas de actividades, manuales e instructivos. Para conocer el nivel de las habilidades y conocimientos del personal a capacitar, así como la orientación de sus intereses, el Capacitador diseña y aplica un formulario para la detección de necesidades de capacitación. Éste puede ser general, es decir, para su aplicación al conjunto de trabajadores, o específico, es decir, destinado a personal operativo, directivo, técnico, consultor, etc. Una vez aplicado el cuestionario, organiza, sistematiza y analiza las respuestas para con base en ellas formular el plan de capacitación y proceder a elaborar las guías, manuales e instructivos del curso a impartir.
El plan toma en cuenta los aspectos a fortalecer o reforzar en el aprendizaje de los capacitandos, así como los recursos financieros, humanos y materiales disponibles. El Capacitador hace entrega del plan a los directivos del establecimiento para obtener su autorización y proceder a la elaboración del temario y la carta descriptiva que incluyen los temas y subtemas a abordar, los objetivos específicos a alcanzar, las actividades específicas a realizar, los recursos didácticos y las dinámicas grupales a emplear para organizar a los capacitandos.
Forman parte de la documentación del curso, los manuales para el capacitador y el capacitando, así como los instrumentos de evaluación que seleccione el profesional para medir el aprendizaje.
El Instructor utiliza diversos recursos didácticos para impartir los cursos, entre ellos están medios como la televisión, videocasetera, equipo de cómputo, proyector, etc., los cuales permiten la transmisión de conocimientos y habilidades de manera sencilla y amena. El Instructor de Capacitación trabaja en distintos tipos de empresas con diferentes giros de actividad. Puede trabajar en empresas públicas y/o privadas, en hoteles, hospitales, restaurantes, constructoras, instituciones bancarias y tiendas de autoservicio, entre otros. De ahí que los responsables de capacitación en los establecimientos soliciten que el instructor cuente con experiencia y conocimientos sobre diversos perfiles productivos de empresa.